📜 Regolamento Eventi e Feste – Play Lab Roma APS (Aggiornato)

L’organizzazione di una festa o di un evento presso il nostro Casale è un'attività rivolta esclusivamente ai soci. La firma del modulo di prenotazione implica l'accettazione incondizionata del seguente regolamento.

1. Prenotazione, Acconti e Saldi

• Conferma: La data dell'evento si considera ufficialmente impegnata solo al versamento del contributo di acconto stabilito.
• Saldo Location: Il saldo della quota relativa all'utilizzo degli spazi deve essere corrisposto esclusivamente in contanti il giorno stesso dell'evento, prima dell'inizio delle attività.
• Servizio Buffet: Il contributo relativo al buffet (laddove richiesto) deve essere interamente saldato con un anticipo minimo di 72 ore rispetto alla data dell'evento.

2. Allestimento e Decorazioni

• Accesso: Il socio può accedere alla struttura per l'allestimento a partire da 30 minuti prima dell'orario di inizio concordato dell'evento. Non è consentito l'accesso anticipato oltre tale termine per non interferire con le normali attività dell'Associazione o con la preparazione degli spazi.
• Limiti di Allestimento: È consentito esclusivamente l’uso di palloncini. È severamente vietato l'uso di coriandoli (anche nei palloncini), stelle filanti spray, colla a caldo, chiodi o nastri adesivi che possano danneggiare o macchiare le pareti e le travi in legno del casale.

3. Gestione Rifiuti e Pulizia Finale

• Smaltimento Rifiuti: L'Associazione non gestisce lo smaltimento dei rifiuti prodotti durante gli eventi privati. Il socio ha l'obbligo tassativo di raccogliere e portare via con sé tutti i sacchi della spazzatura al termine dell'evento.
• Penale Pulizia Straordinaria: Gli spazi devono essere riconsegnati in condizioni decorose. Qualora i locali vengano lasciati in uno stato di sporcizia eccessiva (es. cibo o bevande versate su pavimenti, pareti imbrattate, rifiuti sparsi o sacchi abbandonati in loco), verrà addebitata una penale forfettaria di €100,00 a titolo di rimborso per le spese di pulizia professionale e igienizzazione straordinaria.

4. Modifica della Data e Disdetta

• Termine di Modifica: È possibile richiedere lo spostamento della data senza perdere l'acconto solo entro 30 giorni solari prima dell'evento. Oltre tale termine, l'acconto verrà interamente trattenuto.

5. Adempimenti Associativi e Registro Invitati

• Lista Invitati: Il socio organizzatore deve inviare la lista completa dei nomi degli invitati (adulti e bambini) entro 48 ore prima dell'evento. La mancata comunicazione comporterà l'impossibilità di accedere alla struttura.

6. Responsabilità e Danni

• Responsabilità del Socio: Il socio prenotante è responsabile della condotta di tutti i propri invitati.
• Risarcimento Danni: Qualunque danno arrecato alla struttura (muri, arredi, giardino, piscina) o alle attrezzature tecnologiche (visori VR, controller) da parte dei bambini o degli accompagnatori, sarà interamente a carico del socio.
• Per garantire a tutti i soci un’esperienza sicura, organizzata e in linea con le finalità della nostra associazione, vi preghiamo di prendere nota delle seguenti disposizioni:
• 👥 Accesso Accompagnatori: Gli accompagnatori dei soci possono accedere ai locali del Casale senza l'obbligo di tesseramento. Tuttavia, l'accesso è limitato alla sola presenza negli spazi comuni: non è consentito agli accompagnatori non tesserati partecipare alle attività istituzionali (sessioni VR, tornei, laboratori o iniziative riservate ai soci).
• 👶 Supervisione Minori: Per la sicurezza di tutti e il rispetto degli spazi, i bambini piccoli che non partecipano attivamente alle sessioni in Arena VR devono essere costantemente seguiti dai genitori o dai tutori. È responsabilità dell'adulto garantire che il comportamento dei piccoli ospiti rispetti le regole della struttura e non interferisca con il corretto svolgimento delle attività in corso.

7. Comportamento e Decoro
Al fine di preservare un ambiente sano, educativo e rispettoso per tutti i soci e i loro ospiti, si specifica quanto segue:

• Rispetto del Decoro: L’utilizzo di un linguaggio volgare, blasfemo o offensivo, così come qualsiasi comportamento molesto o non consono allo spirito dell'associazione, non sarà tollerato.
• Provvedimenti: Il mancato rispetto delle regole interne o delle indicazioni fornite dallo staff può comportare l'immediato allontanamento dalla struttura.
• Clausola di Esclusione: La direzione si riserva il diritto di allontanare i responsabili dai locali del Casale insindacabilmente, al fine di tutelare l’integrità dell’esperienza associativa e la serenità degli altri presenti.